oplus導入以前は、手作業でのスタッフ管理に数日が必要でした。導入後は、手作業や連絡業務の時間を大幅に削減するとともに、スタッフの「時間に対する意識」を変えるという組織文化の改善も実現されています。 今回はoplusを選んでいただいた経緯や、導入時の課題、具体的な活用方法などについて、お話を伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
弊社はイベント運営を行っており、約200名の登録スタッフが在籍しています。 以前は毎月、登録スタッフに向けてイベント案内のメールを送信し、出勤希望や参加可否の回答を集めていました。スプレッドシートに回答が集まるのですが、そのデータを別のシートへ手作業で転記し、またさらに転記、その後スタッフひとりひとりにメールを送る……これらをすべて手作業で行っていたため、事務連絡だけで数日かかってしまうことが常態化しており、最大の課題でした。 単に時間がかかるだけでなく、手作業ゆえのヒューマンエラーにも頭を悩ませていたんです。打ち間違いや見落としのほか、当日になって人員配置のズレが発覚するといった現場のトラブルにも苦慮していました。 手作業でのメール運用によるセキュリティ上の不安や、不透明だったパートナーメンバー（フリーランス含む）の稼働状況の可視化など、なかなか解決できない課題がいくつも表面化している状態でした。
導入後はどのように活用されているのか
具体的には、スタッフの募集をこれまでのメールから「掲示板機能」へと切り替えました。スタッフとのやり取りも「コメント機能」に集約することで履歴の可読性・視認性が上がり、以前のような打ち間違いや見落とし、トラブルがなくなりました。 アルバイトスタッフへのシフト提出の呼びかけには、自動でリマインドできる「メガホン機能」を利用しています。 フリーランスの方については、「打刻機能」を活用しています。業務の開始・終了を客観的に記録し、その実績に基づいた正確な報酬お支払いが可能になったことで、現場と弊社側、双方の安心に繋がっています。 そのほか、弊社の使い方として、稼働希望を出す時に予定がわからない場合に「相談可」と入力してもらっています。メールで稼働可否を確認する従来のやり方では「未定だけど入れるかもしれない」というグレーゾーンを把握できなかったのですが、これを可視化することにより、案件へのアサイン漏れ（機会損失）の防止に繋がっています。
oplusを選んでいただいた決め手
1番の決め手は「圧倒的な柔軟性」ですね。 弊社の場合、アルバイトとフリーランスが混在しているだけでなく、現場ごとに拠点が変わったり、スタッフ個々のスキルレベルに応じた配置が必要だったりと、独自の条件があります。 他社のシステムを検討した際、こういった部分でどうしてもつまずいてしまい、導入には至らずにいました。そんな中でoplusには、これらの弊社の複雑な条件もクリアできる柔軟性があったんです。 社内の別業務・別拠点での就業にも対応できる点も魅力でした。
導入後、どのような効果が得られたか
効果として最も大きいのは、やはり工数の削減です。これまで数日、数十時間を費やしていた手作業が1/10ほどに短縮できました。 スタッフ側も、基本的には通知を受け取ってボタンを押すだけで返答ができるようになり、依頼してからのレスポンスのスピードが格段に上がりました。 手打ちによる転記ミスや見間違いが減ってトラブルもなくなりましたし、私自身も、シフト管理や人員調整にかける時間が減り、本来集中したいコア業務に手を付けられるようになりました。 それから、組織の文化が変わったことは、当初想定していなかった大きな効果です。これまで「システムを入れるより、自分たちで時間をかけて改善策を作ろう」という風潮があったのですが、oplusを導入したことで「外部システムを使えばこんなに便利になるんだ！」と知見が広がり、外部リソースを活用することへのハードルが下がったと思います。これはありがたい変化でしたね。
サポート対応について
弊社の使い方はかなり特殊で、独自の設定をしている部分も多いのですが、要望を伝えやすいです。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
現状、とても満足して使っています！ oplusは随時機能がアップデートされるので、さらなる利便性の向上にも期待したいです。