複雑なパターンや手作業による確認作業に追われていたシフト管理。 その課題を解決したのが、KOT連携とコスパが強みの『oplus』です。 自動作成をはじめとした各種機能のかけ合わせで、作成時間はなんと1/10にまで削減されました。 今回は、そんな『oplus』の運用フローと、導入後のご活用方法についてお話しを伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
導入前は、複数のシフトパターンが存在する中で、担当者が手作業でExcelを使ってシフトを1つずつ組み上げていました。関数を用いて漏れや不整合がないかチェックしたり、目視確認や調整をする作業にも膨大な時間がかかりましたし、毎月1〜2日を費やして作成していたため、大きな課題となっていました。 また、組織全体にアナログな部分が多く残っていたことも、作成に時間がかかっていた要因だったと思います。
oplusを選んでいただいた決め手
弊社で導入している勤怠管理「KING OF TIME」と連携できる点、そして、1ユーザーあたりのコストパフォーマンスの高さが魅力でした。
導入後はどのように活用されているのか
導入当初はシフト希望の回収のみにoplusを使用し、データをCSVで出力してExcel側で組み立てていました。 ですが、oplusの担当の方とMTGをしながら一緒に設定を作り上げて、申請手順やシフト組みのルール整備を行い、現在はExcelを使わずにシフトが作成できるようになりました。 弊社では、自由シフトの方とフルタイムの方とでシフトの割り当て方が異なるのですが、これには「タグ」機能が活用できています。それぞれのスタッフにタグをつけてフィルタリングできるので「自由シフトの方のみに絞り込んで自動作成、その後フルタイムの方に絞り込んで自動作成。あとは手動で微調整……」といったふうに、工数が大幅に削減できています。担当する業務による「NG設定」も事前に組み込むことで、手動での調整作業そのものもかなり少なくなっていますね。 また、これまではシフトの入力・締め切りの案内が手動でしたが「メガホン」を活用して自動でリマインドできるようになったりと、人の手でおこなっていたシフト管理に関する業務は、ほとんどoplusに集約できています。 シフトが完成した後にも活用できる項目がありまして……たとえば、急な体調不良や欠勤などのデータも、ラベルを編集して記録を残せるようにしたんです。これにより、oplusでCSV抽出をすれば、勤務実績まで容易に集計できるようになりました。
導入後、どのような効果が得られたか
一番大きな効果は、シフト作成にかかる時間が以前の約10分の1ほどと、大幅に短縮されたことです。確認や調整の作業だけでも以前は数時間かかっていたので、効果といえば、やはりこの工数・時間の削減ですね。 現在は、自動作成が終わったら、あとは画面上部の必要・不足人数の数値表示や画面右側の時間帯ごとの偏り表示を目視で確認しながら、最終調整を行えば完成します。シフト管理に関するすべての時間を合わせても……2〜3時間ほどでしょうか。微調整のみなら、約1時間で完了します。管理者側の作成負担が目に見えて減ったので、大変助かっています。 また、シフト表上で不足人数やシフトの偏りが一目でわかるようになり、直感的に調整ができるようになった点も大きな変化です。 さらに「KING OF TIME」へのシフト登録や、以前はExcelのコメント欄で管理していて抽出が困難だった体調不良・欠勤データの集計作業も非常に楽になりました。
サポート対応について
自動化を導入する際、ルールの取り決めや各種設定について手厚い支援をいただきました。弊社の環境をよく見てくださっていて、解像度高く設定や運用方法を説明・併走してくれて、ありがたかったです。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
弊社では「役割」のようなものを「業務」として手動で割り振ることがあるのですが、ここまで自動化できれば、作成時間をさらに短縮できると期待しています。 AIでのシフト自動作成機能もどんどん進化しているようなので、精度向上によって複雑な条件や役割設定まで自動化されるようになれば、さらなる業務効率化が見込めると考えています。