Excelでの煩雑なシフト作成や数式管理、手動による転記漏れに頭を悩ませていた中、業務効率化を目指して導入された『oplus』。結果、自動作成と手動調整を組み合わせることで、大幅なスピードアップ・ミスのないシフト管理を叶えることができました。 今回は直感的なUIを活かした具体的な運用フローや、導入後に得られた数々の導入効果についてお話しを伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
シフト作成をExcelで行っていて、毎月0から作成する必要がありました。作成には5日以上がかかっており、特に出勤日数や休日の日数、過剰な連勤の検知などをすべてExcelの数式を作り込んで管理しており、そのメンテナンスが大変だったことが、専用ツールを検討し始めたきっかけです。 また、以前は共同編集できる社内ツールにメンバーが休み希望を書き込む形をとっていましたが、手動での転記漏れが発生し、休み希望が反映されないことがしばしばありました。
oplusを選んでいただいた決め手
他社のシフト管理ツールと同時にoplusの無料トライアルを始めて、比較検討しました。 自分で設定を進める中で、UIが非常に分かりやすいと感じました。「こうしたいときは、ここを操作すればできる」というイメージが湧き、直感的な使いやすさが決め手となってoplusを選びました。 メンバーにとっても表示が見やすかったことも、大きな理由のひとつです。
導入後はどのように活用されているのか
現在は、パターン設定と自動作成の2つの機能を活用してシフトを作成しています。 まず夜勤のシフトをパターンで登録し、土日祝日の勤務を自動で割り当てる。その後、平日の勤務を自動で割り当て、多少の偏りを見ながら最終的に手動で調整を行う、というフローです。 休み希望の提出も、以前は専用シートに記載してもらい、それを手作業でシフト用のエクセルに転記していましたが、導入後はoplusに統一しました。健康診断や資格試験などの予定も組み込むことで、メンバー全員が「この日は誰がなにをする」といったスケジュールも含めて、oplus上で簡単に共有・確認できるようになりました。 また、oplus導入を機に、社内メンバーがoplusから出力したCSVデータを、グループ内で使用しているカレンダーアプリに取り込む専用ツールを作成してくれました。これにより、グループ社員とのスケジュール確認もスムーズになりました。
導入後、どのような効果が得られたか
以前は5日以上かかっていたシフト作成が、5〜6時間で終わるようになりました。手動の微調整だけなら、2～3時間程度でしょうか。oplus導入前よりもスタッフ数が増えたのですが、シフト作成時間は大幅に減っていますね。 転記漏れや転記ミスが一切なくなりましたし、メンバーもすぐに使い方を理解し、毎月早めに休み希望を提出してくれるようになったため、回収業務が非常に楽になっています。 さらに、毎月エクセルの計算式をその月に合わせてメンテナンスする作業に半日ほどかかっていましたが、その手間がなくなったことが一番のスピードアップ要因だと感じています。 実務面では、「夜勤明けの翌日に日勤が入る」といったNGパターンを自動で排除できるようになり、うっかり夜勤と日勤を連続させたり、生活サイクルが厳しいシフトを作ってしまうことがなくなりました。そういった点の修正が不要になったことも嬉しいポイントです。 KING OF TIMEとの連携ができるのもありがたくて、勤怠への反映作業もかなり楽になっています。 直感的に操作でき、色分けなども分かりやすいため、導入にあたって大変だった点は……実は、ほぼありません！
サポート対応について
システムが非常に直感的でわかりやすいので、サポートに依頼することなくスムーズに運用できています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
有休の申請状況や残日数がKING OF TIMEと連携できたらいいなと思います。もしこれが叶うと、スタッフも管理者もさらに操作がしやすくなるので、アップデートに期待しています。